KDO-print-as-a-Service: Drucken neu gedacht für Kommunen
Wie die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg mit POSY-OfficeConnect zentrale Druckprozesse fit für das Homeoffice & Co. macht
Homeoffice, verteilte Fachverfahren und unterschiedliche IT-Landschaften gehören heute im kommunalen Umfeld zum Alltag. Was für Mitarbeitende Flexibilität bedeutet, stellt zentrale Serviceeinheiten jedoch vor eine große Frage: Wie kommen dezentral erzeugte Dokumente sicher, effizient und ohne Medienbrüche in eine zentrale Druckproduktion?
Genau diese Herausforderung hat die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) aufgegriffen und daraus einen neuen, zukunftsfähigen Service entwickelt.
Wenn moderne Arbeitswelten auf klassische Druckprozesse treffen
Als größter kommunaler IT-Dienstleister in Niedersachsen betreut die KDO über 800 Vertragskunden bundesweit. Neben IT-Services gehören auch professionelle Druck-, Kuvertier- und Versanddienstleistungen zum Portfolio.
Mit der zunehmenden Dezentralisierung der Arbeitsplätze – etwa durch Homeoffice oder verteilte Fachverfahren – stießen klassische Druckprozesse jedoch an ihre Grenzen. Dokumente entstehen heute an vielen Orten und in unterschiedlichsten Anwendungen. Trotzdem sollen sie zentral produziert, geprüft und versendet werden.
Der Anspruch: ein skalierbarer, mandantenfähiger und für Anwender möglichst einfacher Druckservice für kommunale Kunden.
Zielsetzung: Mehr Service für Kunden, weniger Komplexität im Alltag
Mit dem Ausbau ihres Druckdienstleistungsportfolios verfolgte die KDO klare Ziele – immer aus Sicht der späteren Nutzer gedacht:
- Kommunalen Kunden eine innovative und nachhaltige Versandoption anbieten
- Nicht nur klassische Stapeldokumente, sondern auch dezentrale Einzel- und Serienbriefe abdecken
- Einfache Abläufe für Sachbearbeitende, unabhängig vom Arbeitsort
- Nahtlose Integration in bestehende Fachverfahren und Systeme
- Stabiler, kosteneffizienter Betrieb im eigenen Rechenzentrum
Besonders wichtig war dabei, dass der Service ohne komplexe Schulungen auskommt: eine einfache Client-Installation, Mandantenfähigkeit, Versandoptimierung und vor allem ein virtueller Druckertreiber, der aus nahezu jeder Anwendung genutzt werden kann.
Die Lösung: Ein Druckservice, der im Hintergrund arbeitet und vorne entlastet
Die Wahl fiel auf die POSY-OutputFactory, insbesondere auf die Komponente POSY-OfficeConnect. Sie bildet heute das Herzstück von KDO-print-as-a-Service.
Der Gedanke dahinter ist bewusst einfach gehalten: Sachbearbeitende drucken ihre Dokumente weiterhin direkt aus vertrauten Anwendungen wie Microsoft Word, SAP oder kommunalen Fachverfahren. Statt auf einem lokalen Drucker landen die Dokumente jedoch auf dem virtuellen POSY-OfficeConnect-Drucker und gelangen so zur Druckstraße der KDO.
Was im Hintergrund passiert, nimmt den Anwendern Arbeit ab und sorgt gleichzeitig für Sicherheit und Effizienz:
- Automatische Dokumentenprüfung (z. B. Anschriften, Sperrflächen, Druckbild)
- Optionale Verschlüsselung vor der Übertragung
- Auswahl produktionsrelevanter Metadaten wie Materialien oder Beilagen
- Übergabe der Benutzerkennung für Monitoring- und Abrechnungsprozesse
- Unterstützung von Einzeldokumenten und Serienbriefen
Nach einer Freigabe werden die Dokumente strukturiert in definierte Hotfolder der KDO überführt und nahtlos in die bestehende zentrale Druckstraße integriert. Hotfolder-Logik, Dateinamen und Metadaten lassen sich dabei vollständig parametrieren und damit flexibel an unterschiedliche Kundenanforderungen anpassen.
Technische Umsetzung: Stabil, skalierbar und zukunftssicher
Auch technisch wurde der Service konsequent auf Skalierbarkeit und einen langfristig stabilen Betrieb ausgelegt. Die POSY-OutputFactory wird im Rechenzentrum der KDO betrieben und nutzt eine containerbasierte Architektur. POSY-Server, Storage und mandantenfähige POSY-OfficeConnect-Instanzen arbeiten gemeinsam in einem Kubernetes-Cluster.
Nach einer intensiven Markt- und Produktanalyse startete 2024 die Umsetzung. Ab Oktober desselben Jahres wurde die Lösung in einem Testbetrieb mit ersten Kunden erprobt. Dabei konnten nicht nur funktionale Anforderungen, sondern auch Themen wie Performance, OCR-Verarbeitung sowie Benutzer- und Rechtekonzepte weiter optimiert werden.
Der erfolgreiche Abschluss der Testphase führte schließlich im Januar 2025 zum Produktivstart von KDO-print-as-a-Service.
Mehrwert in der Praxis: Einfach drucken – egal wo gearbeitet wird
Mit KDO-print-as-a-Service auf Basis von POSY-OfficeConnect verbindet die KDO dezentrale Arbeitsweisen zuverlässig mit einer zentralen, hochautomatisierten Druckproduktion.
Kommunale Kunden profitieren von:
- Vereinfachten Druckprozessen ohne Medienbrüche
- Einer einheitlichen Druckschnittstelle aus nahezu allen Fachanwendungen
- Sicherem und regelkonformem Drucken, auch aus dem Homeoffice
Gleichzeitig gewinnt die KDO ein skalierbares, mandantenfähiges Serviceangebot, das sich flexibel an unterschiedliche Kundenanforderungen anpassen lässt und im eigenen Rechenzentrum effizient betrieben wird.
Fazit: Ein Projekt mit Vorbildcharakter
Das Projekt zeigt eindrucksvoll, wie sich komplexe Anforderungen im kommunalen Umfeld durch standardisierte Software und eine enge, partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen KDO und der SET effizient umsetzen lassen. Die Erfahrungen aus dem Produktivbetrieb fließen kontinuierlich in die Weiterentwicklung des Angebots ein und schaffen damit eine solide Grundlage für den weiteren Ausbau des zentralen Druckservices.